Valtion henkilöstötutkimus

VMBaro - Usein kysyttyä

Alla on listattuna usein kysytyt kysymykset, oikean laidan valikosta pääset liikkumaan kysymysten vastauksiin.

Valintalistan tekemistä koskevat kysymykset:

1. Miten toteutan viraston organisaatiohierarkian?

Raporttien ottamista koskevat kysymykset:

2. Miksi valtion vertailuluvut ovat muuttuneet?

3. Miksi vastaajamäärässä on desimaaliluku?

4. Miten saan raportin tiedot Excel-taulukkoon? (vanha tapa)

5. Miten saan vain yhden kysymyksen vastaukset raportille?

6. Vertailukelpoisen raportin tulostus

1. Miten toteutan viraston organisaatiohierarkian?

Monitasoinen hierarkia toteutetaan valintalistoilla. Tässä on hyvä miettiä, kuinka tarkkaa tietoa raportoinnissa halutaan saada ulos.

Esimerkiksi kolmitasoinen hierarkia on toteutettu seuraavalla tavalla:
Kolme valintalistaa:
VETO_Osasto_To (Toimiala)
VETO_Osasto_Li (Linja)
VETO_Osasto_Va (Vastuualue tai yksikkö)
ja vastaavasti kolme taustakysymystä yhden sijaan. TYB_0-pohjasta tulee taustakysymys 0.1 Yksikkö. Kolmitasoista organisaatiota käytettäessä joudutaan lisäämään kaksi taustakysymystä, esim. 0.01 Toimiala, 0.02 Linja.

VETO_Osasto_To-lista sisältää toimialat eli rivit:
HO (Tunnus) Hallinnon ohjaus (Selite)
RA Rahoitus
VA Vakuutus
Tässä on muistettava että samalla organisaatiolla ei saa olla käytössä samaa tunnusta eri valintalistoilla. Tunnuksen on siis oltava yksilöllinen!

VETO_Osasto_Li-lista sisältää linjat eli rivit:
HO_li Hallinnon ohjaus
RA-Anto Rahoitus Antolainaus
RA-muut Rahoitus muut
VA-ELPA Eläkepalvelut
VA-RIPA Riski- ja vakuutuspalvelu

VETO_Osasto_Va-lista sisältää linjat eli rivit:
HO_KKP HO Keskuskirjanpito
HO_LATO HO Laskentatoimi
VA_ELPA_AH ELPA Asianhallinta
VA_ELPA_ENPA ELPA Ennakkopalvelut
jne.

Näin saadaan aikaan monitasoinen organisaatio, jonka tunnusten ja selitteissä käytetyn nimeämisen johdosta, vastaajan on helppo valita jokaisen taustakysymyksen kohdassa, oikea vaihtoehto. Monitasoisella valintalistalla vähennetään vastaajan valittavana olevia vaihtoehtoja, mikä selkeyttää taustakysymyksiin vastaamista.

Katso lisää Ohje-sivuston Selainohjeen kohdasta 3.4.2 Moniportaisen valintalistan tekeminen

2. Miksi valtion vertailuluvut ovat muuttuneet?

Monivertailuja otettaessa esim. eri päivinä, voi vertailuryhmien luvut olla muuttuneet. Tämä johtuu siitä, että tutkimusten valmistuessa (sulkeutuessa) ja niiden vertailujen valmistuessa päivittyvät myös ne vertailuryhmien tiedot joihin kyseiset organisaatiot kuuluvat. Näin ollen valtio päivittyy aina kun jokin uusi tutkimus on valmis raportointiin.

3. Miksi vastaajamäärässä on desimaaliluku?

Lähes jokainen, joka näkee raportin JA-02A Vastausjakauma, kysyy miten vastaajamääräksi voidaan ilmoittaa esim. 1,25?
Vastaus: Kysymyslomakkeessa on otsikoita ja kysymyksiä. Otsikot ovat 1 Johtaminen 2 Työn sisältö ja haasteellisuus jne. Raportissa otsikoiden arvot ovat alakohtien keskiarvoja.

Esim.
1 Johtaminen
Erittäin tyytymätön 1,25

1.1 Esimiehen antama tuki työnteossa
Erittäin tyytymätön 1

1.2 Töiden yleinen organisointi työyhteisössä
Erittäin tyytymätön 0

1.3. Palautteen saanti työtuloksista ja ammatinhallinnasta
Erittäin tyytymätön 2

1.4 Oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työyhteisössä
Erittäin tyytymätön 2

Johtamisen arvo saadaan laskemalla keskiarvo kohdista 1.1, 1.2, 1.3 ja 1.4 =>
1 + 0 + 2 + 2 = 5
5/4 = 1,25

4. Miten saan raportin tiedot Excel-taulukkoon? (vanha tapa, java-puoli)

Pelkän datan siirtäminen Excel-taulukkoon onnistuu parhaiten ns. datasiirtotiedoston avulla. Poiminta-sovelluksella valitaan haluttu raporttiryhmä, esim. KA-01 Keskiarvot. Painetaan Avaa-painiketta. Valittu poiminta avautuu uuteen ikkunaan, valitaan Raportti-menusta oikea raporttityyppi, tässä tapauksessa KA-01X. Raportit, jotka päättyvät kirjaimeen X, ovat siirtotiedostoja eli .TXT-tyyppisiä. Valitaan toiminto Tallenna tiedostoon ja seuraavaksi valitaan Tallenna HTML ja kuvat ja tallennetaan normaalisti.

Avataan taulukko-ohjelma ja avataan juuri tallennettu tiedosto. Huomaa että tiedostotyyppinä on oltava Kaikki tiedostot, koska siirtotiedosto on TXT-tyyppinen. -> Koska Exceliin ollaan tuomassa tekstitiedostoa avautuu Ohjattu tekstin tuominen aputoiminto.
1/3 sivulta valitaan kohta Erotettu - Kentät erottaa toisistaan pilkku, sarkain tai muu merkki
-> Seuraava-painikkeella sivulle 2/3
-> valitaan kohdassa Erottimet Puolipiste (huomaa että oletuksena oleva kohta on pois valittava) kohdassa Tekstin tarkenne valitaan {Ei mitään}
-> Seuraava-painikkeella sivulle 3/3
valitaan kohdassa Sarakkeen tietojen muoto Teksti (näin vältytään siltä että kysymystunnukset 1.1, 1.2 jne muuttuisivat päivämääriksi). Huomaa että valitset tarpeelliset sarakkeet, tässä kohdin Tunnus-sarake.
-> Valmis-painikkeella kuitataan siirto valmiiksi. Nyt tiedostoa voi muokata aivan normaalisti ja sen voi tallentaa esim. XLS-muotoon.

HTML-tyyppisiäkin tiedostoja voi viedä (uusiin) Excel-ohjelmiin, ongelman aiheuttavat vain graafisten raporttien kuvatiedostot. Mutta raporttia voi muokata Excel - tai esim. Word-ohjelmissa ja valita halutun kohdan ja viedä sen (kopioida) esim. Power Point -ohjelmaan. On muistettava liittää kopioitu alue Määräten ja Kuvana. Kts Javaohjeen kohta 5.2.3 Siirto esitysohjelmaan.

5. Miten saan vain yhden kysymyksen vastaukset raportille?

Raportille voidaan hakea tuloksia erilaisilla hakuehdoilla. Jos halutaan esim. tarkastella jokun tietyn kysymyksen tuloksia koko viraston tasolla, saadaan ne seuraavalla tavalla:

Hakuehdot:
Tutkimus =TYB_04_VETO
Kysymystunnus = 1
Kysymystyyppi
Kysymysvalintalista
Valintalista
Valintalistarivi

Jos Kysymystunnus-kenttään kirjoitetaan 1 (ilman =-merkkiä) saadaan kaikki tunnukset jotka alkavat 1, eli kysymykset 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 10, 10.1 jne.

Jos Valintalista-kenttään kirjoitetaan jotain, saadaan tietyn kysymykset tulokset tietyn taustamuuttujan mukaan.

6. Vertailukelpoisen raportin tulostus

Valtakunnallisesti vertailtavaa tietoa saa V-alkuisista raporteista, esim. raportilta: VKA-01B Kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta – vertailukelpoinen.

Hakuehdot kenttiin kirjoitetaan:
Pohjatutkimus: viraston oma tutkimus, esim. TYB_04_YM_UUS
Vertailuryhmä: virasto itse, esim. YM_UUS
Kysymystunnus:
Kysymystyyppi:
Kysymysvalintalista:
Valintalista: =NULL (näin saadaan koko viraston taso)
Valintalistarivi:
Vertailuvuosi:

7. Miten varmistetaan VMBarosta saatavien tietojen luottamuksellisuus?

Tiedonkeruu

VMBaro-henkilöstötutkimuksessa henkilöstön vastaukset kerätään järjestelmään anonyymisti ja luottamuksellisesti. VMBaro-järjestelmään tallentuvat tiedot (tutkimusaineisto) eivät sisällä mitään yksilötunnisteita, jolloin yksittäisen henkilön vastaukset eivät tule esiin.

VMBaro-henkilöstötutkimuksen vastaukset tallentuvat järjestelmää ylläpitävän Vetokonsultit Oy:n palvelimelle. Palvelin sijaitsee Suomessa.

Raportit

Virastot saavat sovelluksesta omat työtyytyväisyysraporttinsa. Viraston raporteilla esitetään VMBaron kysymysten tulokset. Raporteilta saa tietoja kysymysten jakaumista, keskiarvoista, näiden vertailusta organisaation yksiköiden välillä sekä vuosittaisesta kehityksestä. Myös sanalliset vastaukset on mahdollista raportoida.

VMBaron raporteilta virasto saa koko organisaatiotason tulosten lisäksi tietoa jaoteltuna organisaatiorakenteensa perusteella tekemiensä taustamuuttujien (esim. osasto, yksikkö, ryhmä jne.) mukaan. Virastokohtaisia taustamuuttujia voi olla muitakin, esim. toimipaikkatieto. Lisäksi VMBarosta saa organisaatiokohtaisia tuloksia sukupuolen, iän, palvelussuhteen pysyvyyden, henkilöstöryhmän ja koulutustaustan mukaan.

Virastojen on mahdollista saada työtyytyväisyystutkimuksen vakiotietosisältörakenteella vertailutietoja eri virastotyypeistä, hallinnonaloilta ja koko valtiolta.

Tilastoetiikka

Kaikessa VMBarosta tehtävästä työtyytyväisyystutkimuksen virastokohtaisessa raportoinnissa tulosten saamisen ehtona on, että vastaajia on vähintään 5 hlöä. Tämä koskee myös raportointia taustamuuttujittain organisaatiotasolla, ts. jos jossain taustamuuttujan luokassa on alle 5 hlön vastaukset, tulosta ei saada raportilta.

Sanallisia vastauksia ei voi raportoida taustamuuttujien mukaan.